Databehandleraftale

1. Parter og aftalens ikrafttræden

Denne databehandleraftale indgås mellem den virksomhedskunde, der opretter konto og anvender Partnar.ai, som dataansvarlig, og Partnar.ai som databehandler.

Kontakt for Partnar.ai: tarikoksuz1@gmail.com.

Aftalen bliver bindende, når den dataansvarlige accepterer den elektronisk i forbindelse med oprettelse af en konto eller accept af en opdateret version.

2. Rollefordeling

Den dataansvarlige bestemmer formålet med og de væsentlige midler til behandlingen af personoplysninger om egne kunder, potentielle kunder, opkaldsdeltagere, medarbejdere og andre registrerede.

Partnar.ai behandler disse oplysninger på vegne af den dataansvarlige og fungerer derfor som databehandler.

Partnar.ai er selvstændigt dataansvarlig for behandling til egne formål, herunder administration af kundeforholdet og kundekontoen, kontaktoplysninger om kunden og dennes kontaktpersoner, betaling, abonnementsadministration, bogføring, sikkerhed og overholdelse af retlige forpligtelser. Denne behandling er beskrevet i Partnar.ai's privatlivspolitik.

3. Behandlingens genstand, karakter og formål

Partnar.ai må behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere, drive og understøtte de funktioner, som den dataansvarlige har aktiveret.

Behandlingen kan blandt andet omfatte:

• modtagelse og håndtering af telefonopkald
• indsamling og registrering af kontakt- og samtaledata
• konvertering af tale til tekst og tekst til tale
• AI-baseret behandling og generering af svar
• oprettelse og administration af bookinger
• lagring og visning af opkaldsoplysninger, transskriptioner og noter
• support, vedligeholdelse, fejlsøgning og sikkerhedsrelateret logning
• backup, eksport, sletning, anonymisering og tilbagelevering.

Partnar.ai må ikke anvende personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige, til egne selvstændige formål, medmindre dette følger af lovgivningen.

4. Behandlingens varighed

Behandlingen foretages, så længe den dataansvarlige har et aktivt kundeforhold til Partnar.ai, eller så længe Partnar.ai efter dokumenteret instruks skal behandle oplysningerne.

Efter kundeforholdets ophør gælder reglerne om tilbagelevering og sletning i punkt 17.

5. Registrerede og typer af personoplysninger

Behandlingen kan omfatte oplysninger om:

• den dataansvarliges kunder og potentielle kunder
• personer, der ringer til eller kontaktes af virksomheden
• personer, som foretager eller modtager en booking
• den dataansvarliges medarbejdere og kontaktpersoner
• andre personer, som omtales i samtaler eller noter.

Behandlingen kan omfatte kontakt- og samtaledata, herunder:

• navn, telefonnummer og e-mailadresse
• dato, tidspunkt, varighed og øvrige opkaldsmetadata
• samtaleindhold og transskriptioner
• bookingoplysninger, valgte ydelser og ønskede tidspunkter
• noter, præferencer og særlige ønsker
• medarbejderoplysninger og tilgængelighed
• tekniske logoplysninger og identifikatorer.

Tjenesten er ikke beregnet til systematisk behandling af CPR-numre, betalingskortoplysninger, strafbare forhold eller særlige kategorier af personoplysninger som helbredsoplysninger, religion, politiske forhold eller seksuelle forhold.

Den dataansvarlige må ikke instruere Partnar.ai i systematisk at indsamle sådanne oplysninger, medmindre dette er særskilt aftalt og lovligt. En opkaldsdeltager kan dog frivilligt nævne sådanne oplysninger under en samtale.

6. Dokumenteret instruks

Partnar.ai må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige.

Denne aftale, kundens konfiguration og brug af tjenesten samt eventuelle skriftlige instrukser udgør tilsammen den dokumenterede instruks.

Instruksen omfatter anvendelse af de underdatabehandlere og de eventuelle overførsler uden for EU/EØS, som er konkret beskrevet i bilag 2, i det omfang de er nødvendige for at levere de aktiverede funktioner.

Hvis Partnar.ai vurderer, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne, underretter Partnar.ai uden unødig forsinkelse den dataansvarlige og kan suspendere den berørte behandling, indtil forholdet er afklaret.

Hvis Partnar.ai efter EU-ret eller dansk ret er forpligtet til at behandle oplysninger uden instruks, underrettes den dataansvarlige inden behandlingen, medmindre lovgivningen forbyder dette.

7. Den dataansvarliges forpligtelser

Den dataansvarlige er ansvarlig for:

• at behandlingen har et gyldigt behandlingsgrundlag
• at de registrerede modtager de nødvendige oplysninger
• at regler om opkald, optagelse og transskription overholdes
• at instrukser til Partnar.ai er lovlige
• at oplysningerne er relevante, korrekte og nødvendige
• at brugere kun får den nødvendige adgang
• at loginoplysninger og konti beskyttes
• at fastlægge relevante opbevarings- og slettefrister
• at føre det nødvendige tilsyn med Partnar.ai.

8. Partnar.ai's forpligtelser

Partnar.ai skal:

• alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks
• sikre fortrolighed for personer med adgang til oplysningerne
• begrænse adgang til personer med et arbejdsbetinget behov
• træffe passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
• bistå den dataansvarlige efter denne aftale
• underrette om relevante brud på persondatasikkerheden
• overholde reglerne for anvendelse af underdatabehandlere
• slette eller tilbagelevere oplysninger efter aftalens ophør.

9. Fortrolighed og sikkerhed

Partnar.ai sikrer, at personer, som er autoriseret til at behandle personoplysninger, er underlagt fortrolighed eller passende lovbestemt tavshedspligt.

Partnar.ai træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, formål, risici, tilgængelig teknologi og implementeringsomkostninger.

Foranstaltningerne er nærmere beskrevet i bilag 3.

10. Registreredes rettigheder

Partnar.ai bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter og i det omfang det er muligt, den dataansvarlige med at besvare anmodninger om blandt andet indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse.

Hvis Partnar.ai modtager en anmodning direkte fra en registreret vedrørende oplysninger behandlet på vegne af den dataansvarlige, videresendes anmodningen som udgangspunkt til den dataansvarlige.

11. Bistand med overholdelse

Partnar.ai bistår i rimeligt omfang med forpligtelser vedrørende:

• behandlingssikkerhed og risikovurderinger
• anmeldelse og kommunikation af sikkerhedsbrud
• konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse
• eventuel forudgående høring af Datatilsynet.

Partnar.ai kan kræve rimelig betaling for ekstraordinær eller omfattende bistand, som går ud over den almindelige levering af tjenesten, medmindre behovet skyldes Partnar.ai's egen misligholdelse.

12. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver Partnar.ai en generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere, som er nødvendige for at levere tjenesten.

De aktuelle underdatabehandlere fremgår af bilag 2.

Partnar.ai underretter den dataansvarlige om planlagte tilføjelser eller udskiftninger via e-mail, dashboardet eller den kontaktmetode, som er registreret på kundens konto.

Den dataansvarlige kan gøre saglig og databeskyttelsesretligt begrundet indsigelse inden 14 dage efter underretningen. Parterne forsøger herefter at finde en rimelig løsning.

Partnar.ai indgår skriftlige aftaler med underdatabehandlerne og pålægger dem databeskyttelsesforpligtelser, som i det væsentlige svarer til denne aftale. Partnar.ai er fortsat ansvarlig over for den dataansvarlige for underdatabehandlernes opfyldelse af deres forpligtelser efter gældende ret.

13. Overførsler uden for EU/EØS

Den dataansvarlige instruerer Partnar.ai i at foretage de overførsler uden for EU/EØS, som er nødvendige for at anvende de underdatabehandlere og levere de funktioner, der fremgår af bilag 2.

Partnar.ai sikrer, at sådanne overførsler sker på et gyldigt overførselsgrundlag, herunder en afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en anden lovlig overførselsmekanisme.

Hvor det er nødvendigt, anvendes supplerende tekniske, kontraktuelle eller organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

14. Brud på persondatasikkerheden

Partnar.ai underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, som vedrører personoplysninger behandlet efter denne aftale.

Underretningen indeholder, i det omfang oplysningerne er tilgængelige:

• en beskrivelse af bruddets karakter
• berørte kategorier af oplysninger og registrerede
• bruddets sandsynlige konsekvenser
• trufne eller foreslåede afhjælpende foranstaltninger
• kontaktoplysninger til yderligere information.

Den dataansvarlige er ansvarlig for at vurdere, om bruddet skal anmeldes til Datatilsynet eller meddeles til de registrerede.

15. Dokumentation og revision

Partnar.ai stiller efter rimelig anmodning oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at dokumentere overholdelse af denne aftale og GDPR artikel 28.

Den dataansvarlige eller en uafhængig revisor underlagt fortrolighed kan gennemføre en relevant revision. Revision skal som udgangspunkt varsles skriftligt med mindst 30 dage, foretages inden for normal arbejdstid og gennemføres uden unødig driftsforstyrrelse.

Revision sker for den dataansvarliges regning, medmindre den viser væsentlig misligholdelse fra Partnar.ai, eller andet følger af lov eller myndighedskrav.

16. Omkostninger ved bistand

Almindelig bistand, som med rimelighed kan forventes som en del af tjenesten, er inkluderet i kundens betaling.

Partnar.ai kan kræve rimelig betaling for ekstraordinært tidskrævende bistand, særlige eksportopgaver, omfattende revisionsarbejde eller gentagne anmodninger, medmindre arbejdet skyldes Partnar.ai's misligholdelse.

17. Ophør, tilbagelevering og sletning

Når kundeforholdet eller den relevante behandlingsydelse ophører, kan den dataansvarlige vælge, om personoplysningerne skal tilbageleveres og derefter slettes eller slettes uden forudgående tilbagelevering.

Den dataansvarlige skal meddele sit valg senest ved aftalens ophør. Hvis den dataansvarlige ikke meddeler et valg, kan Partnar.ai slette eller anonymisere oplysningerne senest 90 dage efter ophøret.

Kopier i sikkerhedskopier slettes efter Partnar.ai's almindelige backupcyklus. Partnar.ai kan opbevare oplysninger længere, hvis det kræves efter EU-ret eller dansk ret.

Oplysninger, som Partnar.ai behandler som selvstændigt dataansvarlig, herunder kundekonto, kontaktoplysninger og dokumentation for betalinger og aftaleforhold, er ikke omfattet af dette punkt.

18. Misligholdelse og suspension

Hvis den dataansvarlige anvender tjenesten i strid med denne aftale eller gældende databeskyttelsesregler, kan Partnar.ai kræve, at den ulovlige behandling ophører, og om nødvendigt suspendere den berørte behandling.

Hvis en part væsentligt misligholder sine databeskyttelsesforpligtelser og ikke afhjælper forholdet inden rimelig tid, kan den anden part opsige aftalen i overensstemmelse med handelsbetingelserne.

19. Forrang, ændringer, lovvalg og værneting

Denne databehandleraftale supplerer Partnar.ai's handelsbetingelser og privatlivspolitik. Ved konflikt har denne aftale forrang for behandling af personoplysninger, der sker på vegne af kunden.

Partnar.ai kan opdatere aftalen som følge af lovændringer, myndighedskrav, ændringer i tjenesten, sikkerhedskrav eller leverandørforhold. Væsentlige ændringer varsles normalt mindst 30 dage før ikrafttræden.